REGULAMIN ARCHIWUM DIECEZJALNEGO W KIELCACH

Postanowienia Ogólne

1. Archiwum Diecezjalne w Kielcach jest głównym archiwum Diecezji Kieleckiej (dalej nazywane Archiwum), działającym w oparciu o kanony 486-491 Kodeksu prawa kanonicznego i przepisy prawa partykularnego.
2. Warunkiem korzystania z Archiwum jest:

- akceptacja przepisów niniejszego Regulaminu;

- zaznajomienie się z Klauzulą informacyjną dotyczącą RODO;

- wypełnienie wniosku o udostępnienie archiwaliów, zawierającego następujące dane użytkownika: imię i nazwisko, miejsce stałego zamieszkania, numer telefonu, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, zakres przedmiotowy badań, proponowane sygnatury lub nazwy poszukiwanych materiałów oraz wymagane zgody i zaświadczenia: rekomendację opiekuna naukowego w przypadku studentów i pracowników uczelni, albo zaświadczenie miejscowego proboszcza, gdy chodzi o udostępnianie materiałów archiwalnych dla badaczy historii regionalnej. W innych przypadkach – pismo wprowadzające z instytucji delegujących.

3. Każdorazowa wizyta w Archiwum rejestrowana jest w Księdze Wizyt, poprzez własnoręczne dokonanie wpisu przez odwiedzającego.
4. Użytkownik zasobu archiwalnego (dalej użytkownik) w dniu wizyty w Archiwum składa pisemne zamówienie. Możliwe jest wcześniejsze zamówienie materiałów archiwalnych drogą korespondencyjną, telefoniczną lub e-mailową.
5. Użytkownik korzystając z archiwum zobowiązuje się do wykorzystania informacji uzyskanych na podstawie udostępnionych materiałów archiwalnych w sposób nienaruszający wolności albo praw, wynikających z przepisów chroniących dobra osób fizycznych oraz instytucji kościelnych.
6. Właścicielem udostępnianych materiałów archiwalnych jest Diecezja Kielecka i każdorazowa chęć publikacji wizerunku tych materiałów wymaga pisemnej zgody przedstawiciela Archiwum Diecezjalnego w Kielcach na podstawie Kodeksu Cywilnego art. 23 i 24 §1-3, oraz Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych art. 78 ust. 1 i art. 83.
7. Archiwalia udostępnia się nieodpłatnie. W przypadku osób, które w swoich publikacjach wykorzystały znaczną ilość informacji z tychże archiwaliów, uprasza się o bezpłatne przekazanie egzemplarza pracy (wydruk dysertacji naukowej, nadbitka artykułu, egzemplarz książki).

Zasady korzystania z czytelni

8. Miejscem korzystania z materiałów archiwalnych jest czytelnia.
9. Z czytelni można korzystać w godzinach otwarcia Archiwum, tj. we wtorek od godz. 12.30 do godz. 16.30 oraz w środę, czwartek, piątek w godz. od 9 do 13, z wyjątkiem świąt państwowych i kościelnych.
10. Użytkownicy korzystający z telefonów komórkowych proszeni są o wyciszenie ich w czasie korzystania z pracowni.
11. Archiwum nie wypożycza swoich zbiorów poza swój gmach.
12. Wynoszenie poza pomieszczenia pracowni materiałów archiwalnych, pomocy ewidencyjnych lub księgozbioru podręcznego jest zabronione.
13. Użytkownik ma prawo w ciągu jednej wizyty w Archiwum wypożyczyć 10 jednostek archiwalnych. W uzasadnionych przypadkach ilość ta może być zwiększona.
14. Materiały historyczne udostępniane są po 70 latach od ich wytworzenia (decyduje data zamknięcia jednostki). W przypadku zapotrzebowania na materiały nowsze należy przedłożyć umotywowane pismo do Dyrektora Archiwum. Udostepnienie takiej dokumentacji następuje po uzyskaniu zgody Kurii Diecezjalnej w Kielcach.
15. Akta metrykalne udostępniane są w sposób następujący:

• metryki chrztów – po 100 latach;
• metryki ślubów – po 80 latach,
• metryki zmarłych – po 50 latach

do końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło sporządzenie aktu lub zamknięcie księgi.

W celu ochrony danych osobowych nie udostępnia się akt personalnych zmarłych biskupów i księży diecezji kieleckiej przed upływem 70 lat od daty ich śmierci.

16. Pracownik Archiwum bez podania powodów ma prawo odmówić udostępnienia niektórych materiałów archiwalnych.
17. Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje użytkowe (skany, mikrofilmy) udostępniane są w postaci reprodukcji.
18. Użytkownik ma prawo samodzielnie fotografować udostępniane archiwalia za zgodą Dyrektora lub Pracownika Archiwum. Wykonywanie zdjęć musi dokonywać się w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, bez używania dodatkowego oświetlenia i statywów, a także w sposób niezakłócający prace innych osób korzystających z czytelni.
19. Podczas przeglądania materiałów archiwalnych nie wolno dokonywać żadnych zmian w ich układzie. Niedopuszczalne jest nanoszenie jakichkolwiek uwag na wykorzystywanej dokumentacji (można je zgłosić), czy umieszczanie w niej własnych zakładek. Zabronione jest pisanie na kartce papieru umieszczonej na otwartym materiale archiwalnym.
20. W czytelni zabronione jest:          

• spożywanie jedzenia i napojów;
• wprowadzanie zwierząt;
• układanie otwartych jednostek grzbietem do góry;
• głośne zachowanie utrudniające pracę innym użytkownikom archiwum.

21. Przed korzystaniem z materiałów archiwalnych należy pozostawić okrycie wierzchnie na przygotowanych do tego celu wieszakach.
22. W przypadku uszkodzenia jednostki archiwalnej użytkownik może zostać obciążony kosztami ich renowacji.
23. W przypadku zamówienia przez użytkownika uwierzytelnionej kopii aktów przechowywanych w Archiwum pobierane jest wynagrodzenie w wysokości uwzględniającej koszt wydruku.
24. Użytkownicy korzystający z materiałów archiwalnych mają także prawo do korzystania z księgozbioru podręcznego znajdującego się w czytelni.
25. Ogólnych informacji o zasobie archiwum, dostępnych w środkach ewidencyjnych oraz o zasadach udostępniania archiwaliów udziela dyżurujący archiwista.
26. Użytkownik, który dopuści się uchybień przeciwko przepisom niniejszego Regulaminu, musi się liczyć z możliwością utraty możliwości korzystania ze zbiorów Archiwum Diecezjalnego w Kielcach.

Dyrektor

Archiwum Diecezjalnego w Kielcach

Ks. dr Tomasz Gocel

Kielce, 25 stycznia 2024 r.